ファイリングシステム『Filing System』

紙から電子データへ
データベース構築により、埋もれていた文書を有効活用

オフィスを埋め尽くしかねない膨大なドキュメント、これらに情報資産としての価値を持たせたい。
ファイリングシステムとは ―これら紙ベースの文書をスキャナーにより電子(画像)データに変換、
すべての情報をデータベースに格納して管理・活用するためのファイル管理システムです。

導入例はこちら
画面解説
  • ツールバー画面
    FSで使用する機能をコンパクトにまとめました。
  • プロジェクト画面
    得意先別・工事物件別などを階層表示。業務に内容に沿った分類・整理が可能。
  • ビュー画面
    文書の確認が可能。
  • プロジェクト情報画面
    得意先名、担当者、登録日など、フォルダへの情報付加が可能。
  • 検索画面
    最大6つの検索条件を組み合わせて文書検索。
  • サムネイル画面
    受注書、作業日報、報告書など、文書を各項目に分類。ドラッグ&ドロップで文書の並び替えが可能。
  • 文書情報
    作成日やメモ書きなど、文書への情報付加が可能。
特徴
  • 紙ベースの書類を電子データとして保存・整理・活用できます
  • ひとつの画面内で、すべての操作が行えます(編集機能を除く)
  • マウスだけの平易な操作です
  • プロジェクト画面にて、階層を自由に設定できます
  • 検索画面にて、必要な文書を素早く検索(6つの条件を同時設定)
  • サムネイル表示で見みやすく分かりやすい表示です
基本機能
読み込む

お手元のスキャナーにより文書をスキャン、(A3サイズまでの)画像データを取得後、『取込』ボタンをワンクリック、保存先を指定するだけで文書の登録が可能です。

整理する

ツリー表示にて、得意先別・工事物件別など業務内容に沿った文書の分類・整理が可能です。また分類構成を変更するなどの操作も簡単に行えます。

検索する

検索機能を使用することで、文書データベースから、必要なファイルをすばやく探し出すことができます。

管理する

フォルダ(物件情報など)、または文書の旧版、登録履歴の管理を可能にしました。登録された文書の年月日やメモ書きなどの情報を保持することで、いつ、だれがどういう理由で文書変更を行ったのかをひと目で確認できます。

活用する

文書を電子化し、読み込み、整理する。これらのシーンは、情報を一箇所に集め一元管理を行うために必要となる工程でした。次には、これらの情報を活用せねばなりません。そのためには、保存した情報へ各自がアクセス、参照のできるネットワーク環境を構築し、情報を共有化する必要があります。例えば、文書データベースをWEBサーバに保管しておくことで、ドキュメントの公開を容易にできます。また、万一の災害やハードディスク故障などに備えることができます。

オプション機能
編集する

FSには、簡易画像編集機能が用意されています。文書の誤字脱字を修正したり、チェックリストへメモ書きをするなど、業務上、画像データの編集が必要となることを想定して作られたオプション機能です。使いやすさを重視すべく、機能を必要最小限にとどめ、ツールボックスにまとめました。

特徴
  • 登録済みの画像データを再編集することができます。
  • マウスひとつで簡単操作。
  • 画面の拡縮、移動など文書をスムースに閲覧できます。
  • 誤った文字を消しゴムツールで消去、フリーハンドで細かな修正が可能です。
  • 様々な線種の図形を描画できます。
  • ひとつの文書から別の文書へ、必要なデータを瞬時にコピー&ペースト。
  • 文書に写真を貼り付けることができます。
動作環境
  • 日本語 WindowsXP(Home Pro)
  • CPUクロック周波数:1GHz以上推奨
  • メモリ:256MB以上推奨
  • 画面解像度:1024×768
  • CD-ROM必須(提供媒体:CD-ROM)
  • インストールに必要なハードディスク容量:約200MB

※WindowsXPは米国Microsoft Corporation およびその他の国における登録商標です。